Askeri Proje Planlama Faaliyetleri

​

Proje tanımlandıktan ve proje ekibi atandıktan sonra, proje yönetimi yaşam döngüsünün ikinci aşamasına girmeye hazırsınız demektir. Şimdi detaylı proje planlama aşamasına geçebilirsiniz.

​

Proje planlama, proje yaşam döngüsünün merkezinde yer alır ve dahil olan herkese nereye gittiğinizi ve oraya nasıl gideceğinizi söyler. 

​

Planlama aşaması, proje planlarının belgelendiği, proje çıktılarının ve gereksinimlerinin tanımlandığı ve proje programının oluşturulduğu zamandır. 

​

Ekibinize projenin uygulama ve kapanış aşamalarında rehberlik etmeye yardımcı olacak bir dizi plan oluşturmayı içerir. Bu aşamada oluşturulan planlar; zamanı, maliyeti, kaliteyi, değişiklikleri, riski ve ilgili sorunları yönetmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, projeyi zamanında, bütçe dahilinde ve program dahilinde teslim etmenizi sağlamak için personeli ve harici tedarikçileri kontrol etmenize yardımcı olurlar.

​

Projenizi tamamlamak için gereken personel, kaynaklar ve ekipman hakkında eğitimli bir tahminde bulunmanız gerektiğinden, proje planlama aşaması genellikle bir proje yöneticisi için en zorlu aşamadır. Ayrıca, iletişimlerinizi ve tedarik faaliyetlerinizi planlamanız ve herhangi bir üçüncü taraf tedarikçiyle sözleşme yapmanız gerekebilir.

​

 

Proje planlama aşamasının amacı nedir?

​

• İş gereksinimlerini belirleyin

• Maliyet, program, teslimat listesi ve teslimat tarihlerini belirleyin

• Kaynak planları oluşturun

• Yönetim onayı alın ve bir sonraki aşamaya geçin

​

​

Ayrıntılı olarak alt kısımda verilse de proje planlamasının temel süreçleri şunlardır:

​

• Kapsam planlama/ iş kırılım yapısını oluşturmayı kolaylaştırmak için proje için kapsam içi gereksinimleri belirleme

• İş kırılım yapısının hazırlanması/ projenin görevlere ve alt görevlere bölünmesini hecelemek

• Proje programı geliştirme/ faaliyetlerin tüm programını listelemek ve uygulama sıralarını detaylandırmak

• Kaynak planlama kimin hangi işi, hangi saatte yapacağını ve proje görevlerini gerçekleştirmek için herhangi bir özel beceriye ihtiyaç olup olmadığını belirtmek

• Bütçe planlama projenin tamamlanması sırasında ortaya çıkacak bütçelenmiş maliyeti belirleme

• Tedarik planlaması şirketiniz dışındaki satıcılara ve alt yüklenicilere odaklanma

• Risk yönetimi/ olası riskler için planlama ve isteğe bağlı acil durum planları ve azaltma stratejilerini dikkate alma

• Kalite planlama proje için kullanılacak kalite kriterlerinin değerlendirilmesi

• İletişim planlaması/ tüm proje paydaşları ile iletişim stratejisinin tasarlanması

​

Planlama aşaması, başlangıç ​​aşamasında toplanan projenin hedeflerini iyileştirir. Projeyi tamamlamak için gerekli olan belirli faaliyetleri ve kaynakları daha da belirleyerek bu hedeflere ulaşmak için gerekli adımları planlamayı içerir. Artık bu hedefler kabul edildiğine göre, tanınan her bir hedefin derinlemesine bir incelemesini detaylandırarak açıkça ifade edilmelidir. Böyle bir incelemeyle, hedefe ilişkin anlayışımız değişebilir. 

​

Çoğu zaman bir şeyi tam olarak tanımlamaya çalışmak bize neye baktığımızı daha iyi anlamamızı sağlar. Bu ayrıntılı bakış tarzı, gereksinimlerin geliştirilmesi için temel teşkil eder. Bunun anlamı, bir hedef açıkça ifade edildikten sonra, onu somut (ölçülebilir) terimlerle tanımlayabilir ve ona ulaşmak için ne yapmamız gerektiğini belirleyebiliriz. 

 

Açıkçası, kullanıcılar genellikle hedeflerini nitel bir dilde açıklamaya başlayacaklardır. Bu konuda genelde ellerinde birkaç sayfa etraftan topladıkları bilgileri içeren doküman kaynağı bulunmaktadır. Proje yöneticisi, bu nitel terimlere ölçülebilir tanımlar sağlamak için kullanıcıyla birlikte çalışmalıdır. 

​

Burada ölçülebilir kriterler; program, maliyet ve kalite ölçülerini içerir. Proje hedefleri söz konusu olduğunda, bu unsurlar proje memnuniyetini ve başarılı tamamlamayı belirlemek için ölçümler olarak kullanılır. Tahmini değerlendirmeler, gerçek sayısal özniteliklerle değiştirilir.

 

​

Proje planlama faaliyetlerinin doğrusal olarak gerçekleştirilmesine gerek yoktur. Aşağıdaki liste, Proje Planlama ile ilgili faaliyetleri açıklamaktadır.

​

Proje Planlama Faaliyetlerini ayrıntılı bir şekilde aşağıdaki adımlara bölebiliriz:

​

• Proje gereksinimlerini belirleyin. İş Vaka Değerlendirmesi sırasında, proje için hedefleri ve önerilen kapsam için bazı üst düzey gereksinimleri zaten hazırlamış olabilirsiniz. Ancak, büyük olasılıkla planlama sürecini başlatmak için yeterli ayrıntıya sahip değillerdir. Kapsam tanımının bir parçası olarak, aşağıdaki gereksinimleri gözden geçirin ve revize edin: veriler, işlevsellik (raporlar ve sorgular) ve altyapı (teknik ve teknik olmayan).

​

• Kaynak dosyaların ve veritabanlarının durumunu belirleyin. Kaynak dosyaların ve veritabanlarının durumunu iyi anlamadan proje programını tamamlayamaz veya bir teslim tarihine taahhüt edemezsiniz. Bu operasyonel dosyaların ve veritabanlarının veri içeriğini gözden geçirmek için biraz zaman ayırın. Veri Analizi sırasında ayrıntılı kaynak veri analizi gerçekleştirecek olsanız da, şu anda veri temizleme için gereken çaba hakkında eğitimli bir tahminde bulunmak için yeterli bilgiyi toplamanız gerekir.

​

• Maliyet tahminlerini belirleyin veya revize edin. Ayrıntılı maliyet tahminleri, donanım ve ağ maliyetlerinin yanı sıra satın alma fiyatlarını ve araçlar için yıllık bakım ücretlerini içermelidir. Ek olarak, yükleniciler, danışmanlar ve eğitim için maliyetleri belirlemelisiniz. İşletme ve BT personeli için öğrenme eğrisi ile daha dolaylı bir maliyet ilişkilendirilir. Bunu maliyet tahminlerine ve zaman tahminlerine dahil etmeyi unutmayın.

​

• Risk değerlendirmesini revize edin.  İş Durumu Değerlendirmesi sırasında gerçekleştirilen risk değerlendirmesini gözden geçirin ve revize edin (veya bu adımı atladıysanız şimdi bir risk değerlendirmesi gerçekleştirin). Her riski, BI projesi üzerindeki etkisinin ciddiyetine göre 1 ile 5 arasında derecelendirin; 1 düşük etkiyi ve 5 yüksek etkiyi gösterir. Benzer şekilde, her bir riskin gerçekleşme olasılığını 1 "muhtemelen olmayacak" ve 5 "neredeyse güvenebiliriz" olacak şekilde sıralayın.

​

• Kritik başarı faktörlerini belirleyin. Kritik başarı faktörü, projenin başarı şansının yüksek olması için var olması gereken bir koşuldur. Bazı ortak kritik başarı faktörleri; proaktif ve çok destekleyici bir iş sponsoru, bir iş temsilcisinin tam zamanlı katılımı, gerçekçi bütçeler ve programlar, gerçekçi beklentiler ve doğru becerilere sahip çekirdek bir ekiptir.

​

• Proje tüzüğünü hazırlayın. Proje tüzüğü bir kapsam anlaşmasına, bir anlayış belgesine veya bir çalışma beyanına benzer. Bununla birlikte, proje tüzüğü, yalnızca kaynakların, maliyetlerin ve zamanlamanın kısa bir açıklamasını içeren projenin olağan 3 ila 4 sayfalık genel bakışından çok daha ayrıntılıdır. Proje tüzüğü, iş temsilcisini içeren, çekirdek ekip tarafından geliştirilen 20 ila 30 sayfalık bir belgedir. Proje tüzüğünü ve proje planını onay için iş sponsoruna sunun.

​

• Üst düzey bir proje planı oluşturun. Proje planları genellikle bir takvimde haritalanmış etkinlikleri, görevleri, kaynakları, bağımlılıkları ve çabayı gösteren bir Gantt şeması biçiminde sunulur. 

​

• Projeyi başlatın. Projeyi planladıktan, kaynakları atadıktan ve eğitimi planladıktan sonra, projeyi başlatmaya hazırsınız. Bu genellikle tüm ekip için bir oryantasyon toplantısı (çekirdek ekip üyelerinin yanı sıra genişletilmiş ekip üyeleri) ile gerçekleştirilir. Proje başlangıcı, paydaşları ve ilgili tarafları projenin ilerleyişi hakkında güncel tutmak için kuruluşun geri kalanıyla iletişim kanallarının (örneğin, haber kanalları, e-posta grupları) kurulmasını da içermelidir.

​